Entrepreneurs: les bonnes pratiques en matière de newsletter

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Newsletter Juriflex Anti-spamLa newsletter est une lettre d’information électronique envoyée régulièrement à votre liste d’abonnées. Elle est sans contexte devenue depuis quelques années un instrument de communication incontournable entre votre entreprise et vos abonnées ainsi qu’un formidable outil de fidélisation et de prospection commerciale.

Mais quelles sont les obligations légales à respecter lors de la constitution et de l’envoi à vos clients de la newsletter de votre site internet ?.

En créant ce blog, je souhaitais pour ma part rester en contact avec mes lecteurs en leur envoyant régulièrement une newsletter pour les informer de mes derniers articles et de l’actualité du site. Je me suis ainsi interrogé sur les règles à connaitre pour collecter leur email et diffuser mes newsletters. 

  1. La règle du jeu en matière de newsletter
  2. Première étape : obtenir le consentement préalable du destinataire
  3. Les dérogations au consentement préalable
  4. Deuxième étape: déclarer votre fichier à la CNIL
  5. Les dispenses
  6. Troisième étape : respecter les droits de vos clients
  7. Pour aller plus loin

La règle du jeu en matière de newsletter

C’est la loi Informatique et libertés qui fixe les droits et obligations entre les responsables de site internet et les destinataires des newsletters. Elle a pour principal objectif de protéger la vie privée et les libertés des citoyens face aux dangers d’une exploitation de leurs données personnelles.

Première étape : obtenir le consentement préalable du destinataire

Le principe posé par la loi Informatique et libertés est que l’envoi d’une newsletter ne peut se faire sans le consentement préalable du destinataire.

Ce consentement doit être recueilli de manière licite et loyale. Cela signifie que vous ne pouvez normalement pas envoyer de newsletter à une personne qui ne l’a pas consenti expressément, comme des prospects ou une liste de contacts que vous avez récupérée sur votre ordinateur ou sur internet.

D’une façon pratique, les informations personnelles sont recueillies par l’intermédiaire d’un formulaire de contact (ou Opt-in en langage Geek) placé généralement sur la page d’accueil de votre site ou dans un questionnaire papier ou électronique rempli lors de l’achat d’un bien ou d’un service par votre client.

Les dérogations au consentement préalable

Si cette règle du consentement préalable est évidemment applicable pour les newsletters à caractère commercial, il existe toutefois des dérogations qui permettent aux entreprises et entrepreneurs de prospecter et élargir leur clientèle. Ce consentement n’est pas exigé :

Check-icon 16x16  lorsque votre entreprise a déjà vendu un bien ou un service à une personne et que vous souhaitez lui proposer un bien ou un service analogue à celui précédemment acquis

Check-icon 16x16  Si vous prospectez des professionnels (B to B), à condition que votre message publicitaire contenu dans votre newsletter soit en rapport avec les fonctions du destinataire dans la société

Deuxième étape: déclarer votre fichier à la CNIL

L’envoi d’une newsletter se fait à partir d’un fichier que vous constituez au fur et à mesure et qui comprend des informations personnelles sur vos clients ou lecteurs (email, prénom, nom, adresse, sexe, age ….).

 Ce fichier de contact doit être déclaré à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Cette déclaration est très simple et se fait en remplissant un formulaire directement sur le site de la CNIL.

Il existe toutefois de nombreuses dispenses.

Les dispenses

Check-icon 16x16  Si vous êtes un particulier qui gère un site web ou blog à titre privée, vous êtes dispensé de déclaration (dispense 6) sauf  si ce site web opère dans le cadre d’activités professionnelles, politiques, ou associatives.

Check-icon 16x16  Si vous constituez des fichiers pour exclusivement informer ou communiquer avec vos clients, vous êtes également dispensé de déclaration préalable (dispense 7). Les informations traitées ne doivent cependant pas faire l’objet d’une utilisation commerciale ou politique.

Connaitre les autres dispenses

Troisième étape : respecter les droits de vos clients

La loi informatique et libertés donne de nombreux droits aux citoyens afin de protéger leur vie privée et de les prémunir contre les dangers d’une exploitation de leurs données personnelles.

Ainsi, lorsqu’une personne s’inscrit à votre newsletter ou à chaque fois que vous lui envoyez une newsletter, vous devez être en mesure de lui permettre d’exercer les droits prévus par la loi informatique et libertés, à savoir, le droit à l’information, le droit d’accès et de rectification, le droit d’opposition.

En termes claires et appliquées à la newsletter, cela se traduit principalement par le  droit pour votre client:

Check-icon 16x16  de se dés-inscrire et de ne plus recevoir votre newsletter

Check-icon 16x16  d’accéder à ses informations personnelles et de les rectifier si elles se révèlent incorrectes

Check-icon 16x16  de connaitre l’identité du responsable du traitement de ses données personnelles

Check-icon 16x16  de connaitre la finalité poursuivie par le traitement de ses données (si vous comptez utiliser ses données dans un but commercial ?)

Check-icon 16x16  de connaitre les destinataires de ses données (si ses données seront utilisées par d’autres personnes ?)

Si vous constituez un fichier à l’aide de données cédées, louées ou achetées, vous devez informer les personnes concernées dès la création du nouveau fichier.

Si vous prévoyez de transmettre votre fichier à d’autres personnes, l’information de vos clients doit être réalisée au plus tard lors de la première communication des données.

 

Pour aller plus loin

Loi 78-17 du 6 janvier 1978 dite loi informatique et libertés

Article 6: consentement recueilli de maniere loyale et licite

Article 7: consentement préalable de la personne concernée

Article 22: déclaration préalable du fichier de contacts à la CNIL

Article 32,38 et suivants: les droits des personnes concernées

Décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005

Dispense 6  (fichier constitué par un particulier gérant un blog privé)

Dispense 7 (fichier constitué par des entreprises ou organismes à des fins d’information et de communication externe )

Position de la CNIL sur le démarchage par courriel électronique dans le cadre professionnel

Sanctions penales: Articles 226-16 à 226-24  et Articles R. 625-10 à R. 625-13 du Code pénal

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